¿Las reuniones matan la productividad?

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¿Las reuniones matan la productividad? Todos los estudios desarrollados desde el inicio del confinamiento y la popularización entre muchas empresas de las reuniones en línea, apuntan a que sí. Aun así, la ‘reunionitis’ viene de lejos y no empezó con el confinamiento. Este momento se limitó a popularizar el exceso de reuniones.

¿Hay alguna solución a la ‘reunionitis’? La respuesta es que sí, y un informe del MIT (Instituto Tecnológico de Massachusetts) pone cifras al exceso de reuniones, a su impacto sobre la productividad y a la salud de los trabajadores.

Reunionitis: cuando el exceso de reuniones no permite trabajar

El exceso de reuniones se conoce en tono humorístico como ‘reunionitis’ y si trabajas en una organización de cierto tamaño, estamos seguros de que en algún momento has sentido que se celebran reuniones para todo. No eres el único.

Es cierto que el teletrabajo popularizó las reuniones en línea como algo sencillo y efectivo para coordinar trabajos o acciones que previamente se realizaban de manera presencial. Pero esta reunionitis tiene cifras: el 85% de los trabajadores considera que dedican su tiempo de trabajo en reuniones. Por otra parte, el 71% de los gestores de equipo consideraba ya en 2017 que las reuniones eran totalmente improductivas, según un artículo publicado en Harvard Business Review en julio de 2017 titulado “Stop the Meeting Madness”.

El impacto negativo del exceso de reuniones

Detener la locura de las reuniones en una organización es más importante de lo que parece si analizamos los datos que arrojan los diferentes estudios sobre el tema. Según el artículo “Stop the meeting madness” de un total de 182 team managers de compañías con más de 1000 trabajadores:

  • El 65% admite que las reuniones impiden poder desarrollar las tareas de trabajo encomendadas.
  • El 71% considera que las reuniones son totalmente ineficientes
  • El 64% considera que las reuniones requieren un sobre esfuerzo mental innecesario
  • El 62% considera que las reuniones perjudican la colaboración entre equipos

El mismo artículo certifica que la dificultad para llevar a cabo el trabajo que causa la ‘reunionitis’ perjudica a la estabilidad mental y emocional de los trabajadores y aumenta el estrés, provocando a la larga la aparición de cuadros de ansiedad.

¿Se puede acabar con la reunionitis?

El estudio del MIT sobre el exceso de reuniones se realizó en 76 empresas americanas que contaban con un mínimo de 1000 trabajadores y se dividió en dos partes. La primera fue la de investigar hasta qué punto los trabajadores consideraban útiles las reuniones en sus organizaciones. La segunda parte fue algo más atrevida y se solicitó a esas mismas empresas que durante 12 meses eliminaran las reuniones completamente durante un determinado número de días de la semana, de 1 a 5.

Los resultados fueron abrumadores: la productividad aumentó más entre aquellas empresas que suprimieron las reuniones durante más días, estableciendo que el óptimo era fijar tres días libres de reuniones a la semana.

¿Las reuniones informales también quedaron prohibidas? No. El estudio del MIT señaló que las reuniones que únicamente son profesionales suponían un auténtico obstáculo para la productividad de los trabajadores. En cambio, aquellas reuniones informales y sin un orden del día concreto suponen una oportunidad para socializar y crear un entorno sin estrés en donde poder incluso hablar de trabajo.

El efecto positivo de acabar con el exceso de reuniones durante unos días determinados se resume en estos conceptos: el 73% de los empleados mejoraron su productividad, el 57% redujo significativamente el estrés y el 65% se sintió satisfecho con el cambio.

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