Todos queremos ahorrar costes cuando se trata de sacar a delante nuestros proyectos y pequeñas y medianas empresas, y muchas veces por este motivo adoptamos actitudes del estilo “Juan Palomo, yo me lo guiso y yo me lo como”. Si el PC ya va bien no lo cambio ni actualizo, para qué probar este nuevo programa si el que tengo ya va bien, no quiero pagar tanto por un software… y tantos otros argumentos que nos pueden servir a corto plazo, pero que a la larga nos traerán problemas difíciles de resolver.
En estos últimos años ha habido una evolución exponencial de la informática e Internet, y la información ha sufrido una importante transición del papel al mundo digital, mientras que ahora se está trasladando todo a la nube o cloud. Como en todo, hay que ir adaptándose a las necesidades tanto externas cómo internas, sobre todo si se trata de cambios que nos permitirán agilizar y realizar de forma más cómoda procesos y gestiones que hasta ahora realizábamos con métodos más tediosos.
Dicho esto, hay que saber identificar las áreas de nuestra empresa que necesitan automatización o una atención informática especial. En MoncaSoft S.L. hemos englobado los principales problemas informáticos que podemos encontrar en pymes, y se dividen principalmente en aspectos relacionados con los equipos, el uso y actualización del software, el acceso a la información y la correcta protección y almacenamiento de los datos.
En cuanto a los equipos, muchas veces los amortizamos al máximo mientras funcionan, pero lo cierto es que muchas veces quedan obsoletos ante la aparición de otros equipos más potentes o nuevos softwares y aplicaciones que podrían mejorar la productividad de los empleados y optimizar la gestión de la empresa, pero que no instalamos porque nuestro equipo no es compatible. Para evitar estos problemas se recomienda reemplazar los equipos entre los 3 y 5 años después de su compra. Además, es recomendable limpiar periódicamente los ordenadores de archivos temporales y posibles infecciones que pueden ralentizar el ordenador. También es recomendable de vez en cuando limpiar las cachés de programas y navegadores, que pueden dar lugar a errores informáticos.
El principal problema cuando se trata de softwares es que la mayoría de empresas los utilizan sin licencia de uso o, en otras palabras, piratean los programas. Así, además de no tener cobertura del fabricante, garantía ni soporte, nos arriesgamos a la intrusión de virus y malware en nuestro equipo. Una buena alternativa si no queremos asumir el coste de las licencias de pago es la implementación del software SaaS, el cual traslada los datos y el soporte a servidores de compañías TIC a través de Internet, pagando una cantidad mensual que incluye soporte, mantenimiento y actualizaciones del software. Y si lo que queremos es no gastar nada, hay infinidad de softwares libres que funcionan perfectamente como alternativa a los programas de pago.
También hay que tener cuidado con los accesos al sistema y a la información, ya que pocas veces los gerentes de las empresas saben a qué cantidad de información pueden llegar a acceder los empleados. Hay que controlar bien el acceso y los permisos para evitar fugas de información.
Por último, hay que proteger los datos y realizar copias de seguridad correctamente. Es recomendable comprobar cómo y dónde se realizan las copias de seguridad, realizarlas en varios sitios, programarlas para que se realicen frecuentemente y saber bien cómo iniciar un proceso de restauración en caso de fallos.