¿Por qué es mejor evitar la planificación manual? Ventajas de minimizar el uso del papel en tu negocio.

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A pesar de que en nuestro día a día nos hemos acostumbrado a una vida en lo digital: las fotografías, los productos culturales como películas o música, e incluso las comunicaciones con amigos, clientes y compañeros, todavía queda mucha planificación manual. Y es que casi la mitad de PYMES de España siguen dependiendo del formato papel en su gestión documental, algo que complica el análisis de la situación financiera y comercial. Te vamos a contar las ventajas de minimizar el uso del papel.

Los problemas de seguir con la planificación manual

Una encuesta realizada por Pleo a los responsables financieros de las pequeñas y medianas empresas españolas ha obtenido que un 49% de los encuestados reconoce que tener que actualizar constantemente la planificación financiera y sus previsiones en papel supone un reto. Tener los datos dispersos en varios formatos hace que los informes o requerimientos más sencillos y habituales sean un reto para un tercio de las PYMES.

Y recordemos que en muchas ocasiones pedir una subvención puede pasar por algo tan sencillo como tener que mostrar la evolución de la facturación, entre otros. Si algo tan sencillo supone una tarea complicada, puede que el tiempo perdido deje a la empresa sin la posibilidad de conseguir esa subvención o a ese cliente que tanto necesitaba.

Además, es habitual encontrar entre los problemas de la planificación manual:

  • Retraso en la entrega de facturas y tickets, algo que anula la capacidad para ver de forma actualizada la rentabilidad de un proyecto.
  • Errores, pérdida de recibos o fraude
  • Coste en tiempo y recursos, al tener que dedicar una parte del equipo o al responsable financiero a controlar y digitalizar.

Ventajas del modelo de planificación digital

La eficiencia: es lógico empezar por la más obvia. Con sistemas de gestión documental modernos puedes ganar mucha eficiencia, al hacer las mismas tareas de forma mucho más rápida, incluso si dependes de documentos en papel que se pueden escanear y digitalizar con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para automatizar parte de su introducción de datos. Además, el hecho de no depender de un sistema físico, también acelera cosas tan sencillas como aprobar unas facturas.

 Automatización:

Aprobación de documentos, gestión de flujos de trabajo, asignación de tareas, todo aquello que esté formado por tareas rutinarias.

Filtrado:

Al tener la documentación digitalizada y unirla toda en una misma base, es más fácil de llevar a cabo búsquedas, filtrados y selecciones.

Eficiencia operativa:

Tomar decisiones es más rápido y fiable cuando tienes todos los datos actualizados al día, a mano y puedes comprobarlos más fácilmente.

Satisfacción del personal:

Al liberar a los empleados de las tareas más rutinarias, monótonas y repetitivas, se aumenta su satisfacción al poder desempeñar un trabajo que se siente más variado y productivo.

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