La facturación electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación para muchas empresas. Además de cumplir con la normativa, adoptar este sistema permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar el control financiero del negocio.
Pero no todas las facturas electrónicas son iguales. Existen dos tipos principales: estructuradas y no estructuradas, y conocer sus diferencias es clave para elegir el sistema adecuado para tu pyme.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Se envía, recibe y almacena electrónicamente, lo que facilita su gestión, control y conservación a largo plazo.
Pero dentro del universo de la facturación electrónica, es importante distinguir entre cómo está creada y cómo se puede procesar. Y ahí es donde entran en juego las facturas estructuradas y no estructuradas.
Si todavía no tienes claro en qué consiste la factura electrónica ni cómo implementarla, te recomendamos estos artículos
Facturas electrónicas estructuradas: ¿qué son?
Son aquellas creadas en un formato estándar de datos legibles automáticamente por sistemas informáticos, como XML, UBL o Facturae (obligatorio en España para facturación con la Administración Pública).
Ventajas principales:
- Pueden ser procesadas automáticamente por softwares contables o de gestión.
- Evitan errores humanos en la introducción de datos.
- Aceleran la contabilización y el cumplimiento fiscal.
- Obligatorias en ciertos entornos (por ejemplo, contratos públicos en España).
Ejemplo: una factura en formato Facturae enviada a través de FACe (punto general de entrada de facturas del gobierno).
Facturas electrónicas no estructuradas: ¿qué son?
Son facturas en formatos digitales no estructurados, como un PDF generado desde Word, Excel o escaneado. Aunque se envían por email y están en formato digital, no pueden ser procesadas automáticamente por un sistema de gestión.
Desventajas:
- Necesitan intervención humana para validar e introducir los datos.
- No permiten automatizar procesos contables ni fiscales.
- No cumplen con los requisitos de interoperabilidad en entornos públicos.
Ejemplo: un PDF de factura enviado por correo electrónico a un cliente o proveedor sin sistema de lectura automatizada.
¿Cuál es mejor para tu empresa?
Si tu pyme quiere ahorrar tiempo, minimizar errores y estar preparada para las nuevas normativas, lo recomendable es apostar por un sistema que genere facturas electrónicas estructuradas.
Aunque las facturas no estructuradas pueden servir en el corto plazo, están siendo desplazadas por formatos que permiten una automatización completa del proceso.
Recomendación: apuesta por un software para tu sistema de facturación electrónica
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