Te lo digo sin rodeos: sí, hoy en día todavía puedes emitir facturas en papel en España en muchos casos. Pero… cada vez tiene menos sentido y, con los cambios normativos en marcha, lo normal es que el papel vaya siendo menos habitual, sobre todo en relaciones entre empresas.
La clave no es solo “papel vs. digital”, sino qué exige Hacienda sobre el sistema con el que generas las facturas y qué obligaciones vienen con la factura electrónica. En este artículo te explicamos todo lo que debes tener en cuenta… ¡Empezamos!
Sí se puede crear una factura en papel (por ahora)
La normativa de facturación permite emitir facturas en papel siempre que cumplan los requisitos habituales (datos, numeración correlativa, desglose de impuestos, conservación, etc.).
Pero lo importante es el cómo las generas y registras, porque la tendencia fiscal es clara: más control, más trazabilidad, menos manipulación.
Lo que está cambiando: el “software” importa
Con el marco de VERIFACTU / Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) (derivado del RD 1007/2023), la obligación va hacia usar sistemas que garanticen integridad, trazabilidad e inalterabilidad del registro de facturación. La AEAT ya está publicando información y criterios sobre VeriFactu y elementos como el QR.
Y ojo con las fechas: hay fuentes jurídicas y divulgativas que recogen retrasos y un horizonte de implantación en 2027 (con fases distintas según tipo de contribuyente).
¡Atención! Factura electrónica obligatoria en B2B
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) amplía la obligación de factura electrónica en relaciones comerciales entre empresarios y profesionales (B2B).
No obstante, tranquilo, su despliegue depende del desarrollo reglamentario y aplicación por fases.
Pros y contras de seguir con facturas en papel
Ventajas del papel (pocas, pero existen)
- Si eres un negocio muy pequeño o tradicional, puede parecer más simple.
- Hay clientes (sobre todo particulares) que aún lo prefieren en mano.
- No dependes de conexión o dispositivo en el momento aunque luego hay que registrarlo igualmente.
Principales desventajas
- Más errores: numeración duplicada, datos incompletos, IVA mal aplicado, etc.
- Cero automatización: no se sincroniza con contabilidad, ni con cobros, ni con modelos.
- Problemas de archivo: el papel se pierde, se deteriora y es un infierno para auditorías o inspecciones.
- Te deja fuera del futuro: cuando tu cliente te exija factura electrónica, no tendrás margen.
¿Llegará un momento en el que no se pueda?
En la práctica, para B2B lo más probable es que el papel deje de ser “operativo” porque la obligación de factura electrónica empuja a emitir en formatos y canales concretos.
Y aunque siempre pueda existir alguna excepción o caso particular, el camino es digital y trazable: VeriFactu por un lado y factura electrónica B2B por otro.
Consejos para facturar sin líos y sin sustos
- Deja de “hacer facturas” y empieza a “gestionar facturación”: es decir, control de numeración, rectificativas, estados de cobro, impuestos y archivo.
- Centraliza todo: si facturas en un sitio, llevas gastos en otro y contabilidad en otro… los errores llegan solos.
- Piensa en trazabilidad: que cualquier factura tenga su histórico (quién la hizo, cuándo, si se modificó, rectificación, etc.).
- Prepárate ya: aunque algunas obligaciones se apliquen por fases, el peor escenario es esperar al último mes.
Por qué se recomiendan herramientas como MGest
Si quieres olvidarte del caos (papeles, excels, facturas “a mano” y sustos con impuestos), MGest te viene como anillo al dedo porque te ayuda a:
- Emitir facturas de forma profesional y correlativa, sin fallos típicos.
- Tener facturación y contabilidad conectadas, para que no tengas que duplicar trabajo.
- Controlar clientes, vencimientos, histórico y rectificativas.
- Estar mejor preparado para la evolución hacia sistemas de facturación más controlados (tipo VeriFactu) y la factura electrónica B2B.
Si hoy estás con papel porque siempre se ha hecho así, mi recomendación es clara: haz el cambio antes de que el cambio te obligue. Con MGest, además de cumplir, ganas tiempo, orden y control real del negocio.
