Conoce las herramientas y ventajas del teletrabajo en las PYME. ¿Cuáles son las mejores herramientas para el teletrabajo para tu empresa?
El puesto de trabajo tanto en las pequeñas y medianas empresas como en las grandes ha evolucionado a la vez que avanzaba la mejora de las conexiones a internet. Del mismo modo, muchos trabajos han logrado salir de las oficinas para poder estar en ruta o siempre conectado con nuestros compañeros. Ya no es tan necesario acudir permanentemente a la oficina para realizar tareas y algunas pueden ser hechas a distancia, sin que eso implique perder horas de trabajo o productividad.
En España algo menos del 30% de las empresas tiene implantados protocolos de teletrabajo eficientes o incluso el teletrabajo en sí. En estos estudios se puede comprobar que mientras las empresas familiares y tradicionales son reacias a este tipo de trabajo a distancia, las start-ups y todas aquellas empresas que basan su funcionamiento casi totalmente en la nube e internet, no han tenido demasiados problemas para implantar sistemas de teletrabajo.
En este artículo te explicamos cómo puedes gestionar el teletrabajo en una PYME y qué ventajas puedes generar a la larga.
Herramientas para gestionar el teletrabajo en la Pyme
¿Qué herramientas necesitamos para poder llevarnos el trabajo a casa? Puede parecer muy obvio, pero la primera es un ordenador portátil de la empresa. El paso de los ordenadores de torre a los ordenadores portátiles es más sencillo porque muchos fabricantes de ordenadores han creado estaciones de trabajo basadas en ordenadores portátiles. En la oficina podemos acoplar el portátil a una pantalla y teclado, como si fuese una torre y, si necesitamos llevarnos el ordenador simplemente lo desacoplamos y listo.
Nunca debemos permitir que se utilicen ordenadores de uso personal en el trabajo por una cuestión evidente de seguridad. El equipo IT puede blindar los ordenadores de trabajo ante amenazas externas como virus, fraudes o entradas no autorizadas a nuestra nube, algo imposible de hacer con el ordenador doméstico.
Otro paso que debe hacer una empresa como paso hacia el teletrabajo es la sustitución de las unidades de almacenamiento locales por otras situadas en la nube. En este punto hay una inmensa variedad de servicios de gran calidad, sin olvidar que incluso podemos generar el nuestro si el tipo y volumen de negocio lo hacen necesario.
Servicios como Dropbox, Google Suite o Microsoft Office 365 incorporan desde almacenamiento casi ilimitado para cada usuario para documentos, como las herramientas de gestión: hojas de cálculo, procesadores de texto, correo electrónico… También podemos incorporar las tareas de equipo y organización de ideas con herramientas web basadas en el sistema kanvas como Trello, gratuita, u otras de pago como Hygger o Monday. Cada empresa debe determinar cuáles son sus tareas y encontrar qué herramientas y qué software puede utilizar para su organización.
Asímismo, existen herramientas muy potentes de control de las horas de trabajo que en muchos casos empiezan a funcionar automáticamente cuando nos conectamos a nuestra cuenta. De este modo es posible conocer las horas trabajadas realmente tanto en la oficina como en remoto.
Por último, cuando un trabajador esté en modo teletrabajo necesitaremos comunicarnos con él sea por teléfono o, preferiblemente, por videoconferencia. De nuevo servicios como Google Suite o Microsoft Office incorporan potentes sistemas de videoconferencia como Google Hangouts o Microsoft Skype que son totalmente gratuitos entre ordenadores.
Las ventajas del teletrabajo en la PyME
El trabajo mejora la conciliación de la vida familiar y laboral
En periodos de maternidad o paternidad, como ejemplo, ofrecer la posibilidad de trabajar desde casa durante este periodo ayuda a mejorar la conciliación de la vida familiar con el trabajo. Evitamos desplazamientos y permitimos a nuestros trabajadores poder estar más cerca de los suyos.
Ahorro en costes y desplazamientos y reducción del estrés
Una de las principales inversiones del sueldo de los trabajadores es en el desplazamiento hacia el trabajo. Con el teletrabajo fomentamos que una parte de estos desplazamientos no se lleven a cabo, reduciendo las posibles emisiones contaminantes y el estrés que puede generar verse atrapado en un atasco o en un tren a primera hora.
Aumento de la productividad
Trabajar desde casa no aumenta las distracciones, si no todo lo contrario. El hecho de trabajar desde un entorno que no es el de la oficina permite destensar el trabajo y la posibilidad de distraerse. A la larga, esta pequeña ruptura de la rutina de trabajar siempre desde el mismo lugar genera un aumento de la productividad.
Mejor integración de las personas con movilidad reducida
Una persona con movilidad reducida puede tener problemas para llegar hasta su puesto de trabajo. El teletrabajo permite facilitar la contratación de personas en esta situación, logrando que puedan ser tan productivas como el resto en caso de que tengamos problemas de accesibilidad por resolver en nuestras oficinas.
En definitiva, el teletrabajo ofrece a las PyME muchas ventajas y, actualmente son muchas las herramientas, algunas incluso gratuitas, que permiten implantar el teletrabajo. Simplemente se requiere definir estrategias enfocadas a facilitar el teletrabajo como una fórmula que podemos valorar siempre que sea posible.