Si tienes una empresa, eres autónomo o gestionas una pyme, tarde o temprano te vas a encontrar con el modelo 111. Y aunque suene a “otro papel más de Hacienda”, en realidad es uno de los modelos más importantes cuando pagas nóminas, contratas profesionales o practicas retenciones de IRPF.
Te lo explico de forma clara: el modelo 111 sirve para ingresar en Hacienda las retenciones de IRPF que has aplicado a otras personas. Es decir, ese dinero no es tuyo ni del trabajador/profesional en ese momento: tú lo retienes y lo ingresas en Hacienda en su nombre.
Y aquí es donde muchas empresas se lían: una cosa es pagar una factura o una nómina, y otra muy distinta es declarar correctamente la retención.
Qué es el modelo 111
El modelo 111 es una autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta. La Agencia Tributaria lo define precisamente como el modelo para declarar esas retenciones e ingresos a cuenta.
Dicho sin tecnicismos: cuando tu empresa paga a trabajadores o profesionales y les aplica una retención de IRPF, esa cantidad retenida se declara e ingresa mediante el modelo 111.
Por ejemplo, si tienes un trabajador en nómina y le retienes IRPF, esa retención va al modelo 111. Si contratas a un diseñador freelance y su factura lleva un 15% de IRPF, esa retención también va al modelo 111.
Quién está obligado a presentar el modelo 111
Deben presentarlo las empresas, autónomos y entidades que hayan practicado retenciones por pagos como:
- Nóminas de trabajadores.
- Facturas de profesionales autónomos con retención.
- Actividades profesionales, agrícolas, ganaderas o forestales sujetas a retención.
- Premios o determinadas ganancias sujetas a ingreso a cuenta.
- Algunas retribuciones en especie.
La idea es sencilla: si has retenido IRPF a alguien, normalmente tienes que presentar el modelo 111.
Un caso muy habitual es el de una pyme que tiene empleados y, además, recibe facturas de colaboradores externos. En ese caso, el modelo 111 puede incluir tanto las retenciones de las nóminas como las retenciones de las facturas profesionales.
Cuándo se presenta el modelo 111
Para la mayoría de pymes y autónomos, el modelo 111 se presenta de forma trimestral, durante los primeros 20 días naturales posteriores al cierre de cada trimestre. La AEAT indica que se presenta trimestralmente en los veinte primeros días naturales siguientes al trimestre natural, y que con domiciliación bancaria el plazo general es del 1 al 15 de enero, abril, julio y octubre.
En la práctica, el calendario habitual es:
- Primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
- Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
- Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre.
- Cuarto trimestre: del 1 al 20 de enero del año siguiente, aunque en algunos calendarios el plazo de enero puede ampliarse según el ejercicio y el modelo concreto. Para 2026, la AEAT recoge con carácter general presentación del 1 al 30 de enero para determinadas obligaciones trimestrales del 4T 2025.
Mi recomendación profesional es clara: no esperes al día 20. Si lo dejas para el último momento, cualquier factura olvidada, nómina corregida o dato mal registrado puede convertirse en un problema.
Relación entre el modelo 111 y el modelo 190
El modelo 111 se presenta durante el año, normalmente cada trimestre. Pero después llega enero y hay que presentar el modelo 190, que es el resumen anual de esas retenciones. Aquí es donde Hacienda cruza datos.
El total declarado en los modelos 111 del año debe cuadrar con el resumen anual del modelo 190. Si en los trimestres has declarado una cosa y en el resumen anual aparece otra, es posible que tengas que revisar, corregir o justificar diferencias.
Por eso siempre insisto en lo mismo: el modelo 111 no se prepara en abril, julio, octubre y enero. Se prepara cada vez que registras una nómina o una factura con retención.
Ejemplo: factura de profesional con retención
Supongamos que un abogado autónomo te emite una factura:
- Base imponible: 1.200 €
- IVA 21%: 252 €
- IRPF 15%: -180 €
- Total a pagar al profesional: 1.272 €
Aunque tú le pagas al profesional 1.272 €, hay 180 € que no le pagas a él, sino que debes ingresar a Hacienda en su nombre mediante el modelo 111.
Este punto es fundamental: la retención no es un descuento comercial, ni un ahorro para tu empresa. Es dinero que actúas reteniendo temporalmente y que después debes declarar.
Errores frecuentes con el modelo 111
1. Olvidar facturas con retención
Es muy común que una empresa registre bien las nóminas, pero se olvide de una factura de un profesional autónomo. Por ejemplo, una factura de un asesor, un diseñador, un fotógrafo, un abogado o un consultor.
Si esa factura lleva IRPF, debe incluirse en el modelo 111.
2. Confundir IVA con IRPF
El IVA y el IRPF no tienen nada que ver.
El IVA lo gestiona el profesional o empresa que emite la factura. La retención de IRPF, en cambio, la ingresa el cliente cuando está obligado a retener.
En una factura profesional puede haber ambos conceptos:
- IVA sumando.
- IRPF restando.
Y el IRPF retenido es el que entra en el modelo 111.
3. Declarar importes que no corresponden al trimestre
El modelo 111 debe reflejar las retenciones del periodo correspondiente. Si mezclas facturas de otro trimestre o registras tarde una nómina corregida, puedes generar descuadres.
4. No cuadrar el 111 con el 190
Todo lo que declares en los modelos 111 debe tener coherencia con el modelo 190 anual. Si llevas los datos en Excel, es fácil que algo se escape.
5. Pensar que si no hay pago no hay obligación
Aquí hay que tener cuidado. El criterio puede depender del tipo de rendimiento y del momento en que se considera satisfecha la renta. En la práctica, conviene revisar bien con asesoría cuándo corresponde incluir cada retención, sobre todo si tienes facturas pendientes, nóminas atrasadas o pagos aplazados.
Consejos para presentar el modelo sin sustos
- Registrar correctamente cada nómina.
- Guardar todas las facturas profesionales con retención.
- Separar bien bases, IVA y retenciones.
- Revisar el trimestre antes de presentar.
- Comparar los importes con contabilidad.
- Preparar el resumen anual 190 sin tener que reconstruir el año entero.
Y, sobre todo, evitar el clásico sistema de “ya lo miraré cuando toque”. Ese sistema funciona… hasta que deja de funcionar.
Cómo ayuda MGest con el modelo 111
Aquí es donde un programa de facturación y contabilidad como MGest marca la diferencia.
Con MGest, puedes llevar un control mucho más ordenado de tus facturas, gastos, proveedores, retenciones y contabilidad. Y eso es justo lo que necesitas para que el modelo 111 no dependa de memoria, hojas sueltas o cálculos manuales.
Con MGest puedes:
- Registrar facturas recibidas con retención de IRPF.
- Controlar qué proveedores o profesionales aplican retención.
- Evitar errores en bases, IVA e IRPF.
- Tener la información organizada por trimestre.
- Facilitar el trabajo de tu asesoría.
- Mantener coherencia entre facturación, contabilidad y modelos fiscales.
- Preparar mejor el modelo 190 anual porque los datos ya están ordenados desde el principio.
Para mí, la gran ventaja de MGest no es solo “hacer facturas”. Es tener una visión clara de lo que está pasando en tu empresa: qué has pagado, qué has retenido, qué debes declarar y qué información necesitas revisar antes de presentar impuestos.
Mi recomendación es sencilla: no esperes al trimestre para ordenar el caos. Usa una herramienta como MGest para gestionar tu facturación y contabilidad desde el primer día, controlar las retenciones y llegar a cada presentación con los datos claros.
