Una de las dudas más típicas cuando trabajas como autónomo o contratas a un profesional es esta: “¿Esta factura lleva retención (IRPF) o no?”. Y lo entiendo perfectamente, porque una retención mal aplicada no suele explotar el primer día… pero cuando llega un requerimiento o toca cuadrar modelos, duele.
En este artículo te explico cuándo un profesional no tiene que facturar con retención, con ejemplos claros y, después, qué consecuencias puede tener hacerlo mal. ¡Empezamos!
Antes de nada: ¿qué es la retención y por qué existe?
La retención de IRPF en una factura es, básicamente, un “adelanto” del impuesto sobre la renta.
Cuando un profesional emite una factura con retención, el cliente no le paga ese porcentaje, sino que lo ingresa a Hacienda en su nombre (normalmente a través del modelo 111 y el resumen anual 190).
- Ojo: la retención no siempre aplica, y ahí es donde empiezan los errores.
Casos en los que un profesional NO tiene que facturar con retención
1) Cuando factura a un particular (cliente final)
Este es el caso más fácil y más común.
Si tu cliente es un particular (no empresa ni autónomo), por norma general no hay retención. El particular no actúa como “retenedor” y no presenta modelos fiscales por ti.
Ejemplo:
- Un psicólogo autónomo pasa consulta a un paciente particular:
- Factura con IVA (si corresponde) o exenta por la actividad, sin retención.
Ejemplo:
- Un diseñador gráfico hace el logo a una persona para su boda:
- Factura con IVA, sin retención.
2) Cuando lo que vendes NO es un servicio profesional sujeto a retención
La retención suele aplicarse sobre todo en servicios profesionales, pero hay actividades donde, por su naturaleza, no corresponde retención.
Por ejemplo, si un autónomo se dedica principalmente a venta de productos (comercio), lo habitual es que sus facturas lleven IVA, pero no retención.
Ejemplo:
- Una tienda de material eléctrico (autónomo) vende cables y enchufes a una empresa:
- Factura con IVA, sin retención.
3) Cuando el pagador NO está obligado a retener (casos concretos)
Lo típico es: empresa/autónomo retiene a profesional. Pero hay situaciones donde el pagador no tiene obligación de practicar retención (o no actúa como retenedor).
Por ejemplo:
- Algunos clientes extranjeros sin obligación fiscal en España (depende de la operación y lugar de tributación).
- Determinadas operaciones con reglas específicas si no hay obligación de retener en territorio español.
Aquí siempre recomiendo confirmarlo con asesoría porque depende del caso (tipo de servicio, localización, NIF-IVA, reglas de IVA intracomunitario, etc.).
4) Cuando la operación está fuera del ámbito típico de retención por configuración fiscal/actividad
Hay actividades que pueden generar dudas porque combinan servicios y otros conceptos (cesiones, derechos, formaciones, etc.). En algunos casos no aplica retención o se aplica de otra manera, y es fácil equivocarse.
Ejemplo típico de confusión:
- Un profesional repercute en factura gastos suplidos o ciertos reembolsos debidamente documentados:
- esos importes no siempre forman parte de la base para retención (depende del caso y cómo estén justificados).
5) Facturas simplificadas / tickets (cuando proceda)
En sectores de TPV (hostelería, comercio minorista), el documento habitual es el ticket/factura simplificada y no se gestiona retención como en una factura de servicios profesionales.
Ejemplo:
- Un restaurante emite ticket a una empresa por una comida:
- normalmente sin retención (otra cosa es que pidan factura completa y se aplique lo que corresponda por el tipo de operación, pero retención no suele ser el caso).
Ejemplos completos
Ejemplo A: servicio a empresa (sí suele llevar retención)
Un consultor factura a una SL por 1.000 € + IVA:
- Base: 1.000 €
- IVA 21%: 210 €
- IRPF 15%: -150 €
- Total a pagar: 1.060 €
Este es el “clásico” con retención.
Ejemplo B: servicio a particular (NO lleva retención)
El mismo consultor factura a un particular por el mismo servicio:
- Base: 1.000 €
- IVA 21%: 210 €
- IRPF: 0 €
- Total: 1.210 €
Aquí no se retiene.
Ejemplo C: venta de producto (NO lleva retención)
Un autónomo vende material por 1.000 €:
- Base: 1.000 €
- IVA 21%: 210 €
- IRPF: 0 €
- Total: 1.210 €
Consecuencias de facturar sin retención cuando sí tocaba (o al revés)
Aquí viene lo importante: la retención es un tema fiscal serio. No es “una preferencia”, es una obligación cuando aplica.
Si NO aplicas retención cuando debías
- El cliente puede tener problemas porque no ha ingresado la retención (modelo 111).
- Puede exigirte que emitas una rectificativa.
- Si Hacienda revisa, puede reclamar retenciones no practicadas, intereses y sanciones (según el caso y quién era el obligado).
Si aplicas retención cuando NO debías
- Puedes estar cobrando de menos (porque te descuentan IRPF sin que proceda).
- El cliente puede registrarlo mal y declararlo mal.
- Te tocará rectificar y rehacer la factura y la contabilidad asociada.
Lo peor: desajustes en modelos 111 y 190
En la práctica, muchos problemas vienen de aquí:
- El cliente declara retenciones en el 111/190
- Y tú no lo tenías bien contabilizado o no correspondía
Resultado: descuadres, requerimientos, pérdida de tiempo y “papeles”.
Cómo evitar estos errores
- Identifica el tipo de cliente (empresa/autónomo o particular).
- Define bien tu actividad (servicios profesionales vs venta de productos).
- Usa un sistema que te guíe y no te deje emitir facturas “a ciegas”.
Por qué recomiendo MGest para controlar retenciones
Con MGest puedes gestionar facturación y contabilidad de forma ordenada y con control real. Para este tema en concreto, te aporta algo clave: evitar errores de base.
Con MGest puedes:
- Tener fichas de clientes con su tipo (empresa/autónomo/particular)
- Aplicar automáticamente configuraciones de IVA e IRPF según corresponda
- Reducir fallos en cálculos y conceptos
- Mantener el histórico de facturas y rectificativas sin perder la trazabilidad
- Tener todo listo para tus modelos y para tu asesor sin perseguir documentos
Si quieres ir sobre seguro y tenerlo todo controlado sin depender de excels ni “a ojo”, mi consejo es que lo gestiones con un programa como MGest, donde la facturación y la contabilidad van de la mano y es mucho más difícil cometer errores.
