Va a hacer ya casi un año desde que la facturación electrónica pasó a ser obligatoria en las administraciones públicas españolas. A efectos prácticos y legales, una factura electrónica tiene el mismo valor que las facturas tradicionales en papel. Es igualmente, el justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, y la única cosa que tiene de diferente es que se expide y recibe en formato digital. Las principales ventajas son el ahorro de costes extras (como la impresión en papel), la reducción de errores humanos y sobretodo la agilidad y legalidad de la tramitación, si se cuenta con las herramientas adecuadas de gestión.
En cuanto a la normativa legal, las facturas electrónicas mantienen la misma que las facturas en papel. Ambas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se establecen las normas a cumplir obligatoriamente para cualquier tipo de factura, como por ejemplo la obligación de expedición, el contenido, la expedición de terceros, los requisitos y especificidades, plazos de entrega, entre otros. También se especifica que, toda factura, sea electrónica o en papel debe garantizar: legibilidad, autenticidad de origen e integridad del contenido (asegurar la no modificación).
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad e integridad están garantizadas mediante la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos EDI, otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o mediante otros controles de gestión fiables que garanticen la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios en cuestión.
Tipo de factura electrónica: formato estructurado y formato no estructurado.
Las facturas en formato estructurado pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Las facturas en formato no estructurado, en cambio, consisten en una imagen que se tiene que introducir de forma manual o a través de un proceso no del todo automatizado (como por ejemplo el reconocimiento óptico de caracteres OCR) en los sistemas informáticos del receptor. Es el caso de las facturas escaneadas y los archivos PDF.
Desde MGest recomendamos la primera opción, ya que simplemente con un par de clics, la factura está lista y enviada, con la firma electrónica certificada correspondiente. Un trámite 100% seguro y legal.
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