Nosotros confiamos en que siempre lo haces todo correctamente y que, gracias a MGest ERP siempre cuentas con la información más actualizada y correcta a la hora de gestionar tu equipo y tu contabilidad. Sin embargo, esto no implica que te vayas a librar siempre de las inspecciones de la Agencia Tributaria (Hacienda) y de Trabajo, ya que muchas de estas se realizan aleatoriamente. Así que encontrarte con una inspección no es sinónimo de haber hecho algo mal.
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¿Por qué nos pueden hacer una inspección?
Hay muchas razones por las que departamentos públicos como Hacienda y Trabajo pueden avisarnos de una inspección en nuestro negocio. Una de ellas, como hemos comentado antes, es por pura aleatoriedad. Es deber de las administraciones comprobar que se cumple con la legislación vigente, tenga sospechas o no. Así que no te preocupes si te han avisado de una inspección, es probable que te haya tocado.
Pero existen otras razones que deben preocuparte más. Por ejemplo, una denuncia anónima de algún empleado o exempleado o sospechas y pruebas fundadas de Hacienda de discrepancias en declaraciones o falta de información. Cuando esto sucede es muy importante revisar las razones por las que se haya llegado a esa situación y estar bien preparados.
Las diferencias entre una inspección de trabajo y una de hacienda
Las inspecciones de trabajo aleatorias no son tan habituales, y cuando suceden de esta manera es por vigilancia masiva de Trabajo a sectores concretos. Algo como lo que ha sucedido en los últimos años con el sector agrario y hostelero en España. Aunque desde 2021 se han reforzado estas inspecciones, así que cada vez es más habitual. Lo más normal es que estas inspecciones lleguen tras la denuncia de un trabajador.
En el caso de Hacienda las inspecciones aleatorias son más habituales, pero las más habituales se deben a motivos específicos como bajos ingreso y altos costes, devoluciones de impuestos, exceso de gastos deducibles, cambios de territorio, presentaciones fuera de plazo o modelos trimestrales y anuales con incongruencias. Las denuncias son muy poco habituales en este caso, al fin y al cabo, poca gente tiene acceso a declaraciones de impuestos y contabilidad de un negocio.
En el caso laboral es importante que esté presente una persona con conocimientos del tema, un responsable o gestor laboral, en el caso de la agencia tributaria, lo mejor es estar con alguien del departamento contable. Las de trabajo no tienen por qué justificar su visita, mientras que las de hacienda siempre vienen tras notificaciones que nos informarán del motivo.
En general, las inspecciones tributarias suelen ser más rutinarias que las de trabajo, a las que se temen más por las sanciones que pueden conllevar. En ambas, si lo has hecho todo bien y tienes los datos organizados no te llevarás sorpresas.
Cómo afrontar una inspección de Hacienda
Ya hemos comentado que la AEAT siempre envía notificaciones previas con información para acudir a sus oficinas. En alguna ocasión muy extraña puede que el inspector se presente en nuestras oficinas.
En el primer caso, indicarán qué documentación es necesaria, los ejercicios fiscales en los que han detectado algo raro, etc. Lo más importante, aparte de tener los documentos a mano y bien organizados es presentarse, si no se hace se suma una multa a la sanción impuesta.
Pero si el inspector se presenta sin aviso, hay que estar más preparado. Lo primero es comprobar que tenga una orden judicial que permita esa inspección, si no la tiene hay derecho a negarse a esta, pero si la tiene, negarse implicará una multa. Lo segundo, está obligado a exponer el motivo de la inspección, así que solo puede exigir los documentos relacionados con estos. Si consideras que se ha sobrepasado puedes denunciar y anular la visita.
Si todo está en regla y se facilita el trabajo de los inspectores el resultado será el de un trabajo rutinario.
Cómo afrontar una inspección de Trabajo
En el caso de las inspecciones de trabajo es común que se realicen muchas más preguntas antes de cualquier comprobación documental. Lo importante es responder con seguridad y firmeza. Los inspectores pueden hacer preguntas con segundas intenciones.
Tras su comparecencia se formulará un acta, aunque en ocasiones no se hace. Esto no significa que caiga una sanción inmediata, es probable que solo se trate de un error a subsanar. Si hay sanción, es importante asumirla antes de que se levante el acta, ya que permite aprovechar descuentos de hasta el 40%. Asumir errores que hayan sucedido y actuar responsablemente ante ellos es una buena estrategia.
MGest ERP, tu aliado que te mantiene preparado ante cualquier inspección
La mejor manera de enfrentarse a estas situaciones es ser colaboradores, abiertos y transparentes. Y la mejor manera de evitar problemas y sanciones es usar MGest ERP con el que evitarás muchos errores humanos y la falta de información. Además, contarás con una gestión cómoda, adaptada a tus necesidades y fiable.
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