En este blog hemos hablado muchas veces de cómo limitar las reuniones en tiempo y en número para evitar la reunionitis. Es decir, para que su exceso no afecte a la productividad de tu negocio. Esta vez, vamos a ser propositivos dentro del ámbito en vez de optar por limitarlo, por ello te ponemos estos 5 trucos para ser más efectivo en tus reuniones.
Índice
1. Estructura la reunión
Antes de empezar y, de hecho, antes incluso de convocar una reunión, debe tener clara su estructura. Contar con una agenda del día es básico para evitar que se hable de temas poco relevantes o que se dedique un exceso de atención a uno en concreto, obviando otros que deben tratarse.
Por todo ello estructurar es útil para asegurar que la futura discusión se ahondará en los temas a tratar, se buscarán objetivos, repartirán tareas y se convocará solo al personal necesario. Todo esto no es posible correctamente sin seguir el segundo truco:
2. Recaba información actualizada
Tener a mano toda la información necesaria y actualizada ayudará a valorar hasta la propia convocatoria. ¿Se trata solo de un seguimiento? ¿Las tareas que se querían distribuir ya están en manos de los trabajadores? ¿Existe alguna novedad en los procesos que pueda cambiar la información a transmitir?
Evitar tomar decisiones a destiempo o reiterarse y provocar una sensación de dejadez solo es posible contando con información actualizada. Procura recabar todo lo posible antes de empezar. Algo que forma parte del tercer truco.
3. Tiempo y preparación
Tomarse tiempo para preparar una reunión fomenta un debate mucho más profundo y la posibilidad de obtener más feedback a través de propuestas y dudas de los asistentes. Ten en cuenta que el tiempo no solo debe servirte a ti para preparar la estructura y estar al tanto de la información actual, también debe servir a los convocados para entender bien los temas a tratar.
Demostrar avances en seguimientos, tareas cumplidas de preparaciones de operaciones, etcétera. Existen muchas razones por las que todos los presentes pueden necesitar un tiempo de preparación antes de entrar en la reunión. Pero una vez dentro…
4. Toma notas en boli y papel de forma estructurada
Tomar notas en boli y papel reduce las distracciones, mejora la retención de información y fomenta procesar el contenido antes de reflejarlo en la libreta. Además, suele ser más respetuoso que el uso de medios electrónicos y facilita el uso de esquemas visuales o dibujos si fuera necesario.
Hacerlo de forma estructurada, te permitirá entender más rápidamente los contenidos apuntados y te ayudará a mantener el orden de la propia reunión. Existen muchos métodos para estructurarse, por ejemplo, Alex Miguel Meyer propone la siguiente en cuatro secciones:
Sección superior: para apuntar información general y objetivos. Aquí se incluye información relevante de la reunión, e información de los participantes.
Sección intermedia: para añadir notas específicas y preguntas que se hayan realizado en la reunión. Meyer toma nota aquí de todos los puntos principales resumidos por medio de bullet points, destaca las decisiones que se van a tomar en la reunión, utiliza abreviaciones y símbolos para tomar notas más rápido.
Sección inferior: una lista con lo todo lo que tengamos que hacer en nuestro trabajo. Se encuentra separada del resto de secciones para mayor visibilidad. Separada en puntos que debe tratar él mismo, su equipo y su cliente. Si se da el caso, también es el punto reservado para las fechas de entrega y otras dependencias.
Sección opcional: reservada para esquemas y otros elementos visuales.
Fuente del sistema de notas: A Simple System to Take Meeting Notes Like Top Strategy Consultants Do | by Alex Miguel Meyer | Management Matters | Apr, 2024 | Medium
5. Concreción
Finalmente, un truco que sirve en todo el proceso, desde la convocatoria hasta el seguimiento posterior: concretar. La reunión debe tener objetivos claros, ofrecer tareas específicas y transmitir información directa, si no se cumple con esto aumenta la sensación de pérdida de tiempo, así como se reduce su efectividad.
Ser concreto también tiene otra utilidad, ser breve. Llegar a una reunión con vaguedades o ampulosas presentaciones es la forma perfecta de perder la atención y ser improductivo. Las reuniones deben servir propósitos específicos y deben ser necesarias, por ello recomendamos hacer pocas, pero hacerlas bien.
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