Hace un tiempo ya hablamos de reunionitis, como excederse en las reuniones mata la productividad y no permite trabajar. En esa En ese momento hablamos del máximo recomendable de reuniones semanales, siendo tres la mejor cifra, según un estudio del MIT. En esta ocasión queremos hablar del tiempo que pueden durar.
El teletrabajo disparó la reunionitis
Tras la infame pandemia que trastocó las costumbres de medio mundo, el teletrabajo se implantó con más fuerza que nunca. Es algo de lo que hemos hablado no una ni dos, sino tres veces. Es un hecho que al mezclarse de nuevo teletrabajo con presencial, muchos directivos y mandos intermedios sintieron que era necesario estar controlando más a los trabajadores ahora que muchos no estaban físicamente en la oficina. Se dispararon las reuniones por videollamada y las reuniones en general.
Slack realizó una encuesta para atender a esta tendencia entre más de 10.000 personas y más del 55 % de ejecutivos y el 27 % de trabajadores reconocían tener demasiadas reuniones, no a la semana, al día. Un exceso que lleva a muchos a ampliar su horario laboral para poder atender a las tareas que no podían atender durante las reuniones, algo que sucede tanto con reuniones virtuales como presenciales.
De hecho, en un estudio para Otter.ai se indica que el exceso de reuniones supone un malgasto de 100 millones de dólares al año en grandes empresas. Esta práctica está tan extendida que incluso tiene impactos negativos en la salud mental y física y se ha pasado a denominar “Fatiga de Zoom”.
Duración y presencia en las reuniones, ¿por qué máximo 2 horas?
La situación se ha ido tanto de las manos de la gestión en algunas empresas que algunas alientan a los trabajadores a rechazar reuniones. El mayor ejemplo está en Slack en la que cuando los empleados reciben las notificaciones de reuniones por defecto tienen seleccionada la opción “no”, para asegurarse que marcar el “sí” implica compromiso y necesidad. Algunos casos más extremos están en la mentalidad de Elon Musk, que anima a los trabajadores a levantarse e irse si se aburren o no pueden aportar algo a las reuniones.
Lo de las dos horas también fue un resultado de la encuesta, marcando ese tiempo como el máximo en el que se puede seguir teniendo tiempo útil el resto del día. Además, un estudio de Microsoft también marca ese el límite para una sola reunión sin descanso, aumentando de forma notoria el estrés del empleado que está presente si se supera dicho tiempo. Y es que dos horas es también el tiempo recomendable máximo de concentración, superando con bastante el que permite concentrarse en un solo objeto (60 a 90 minutos).
Tiempo para trabajar
Y es que una de las partes más importantes del trabajo es tener tiempo para realizar tareas. Demasiadas reuniones o excesivamente largas pueden romper la concentración y el tiempo para tareas, aumentando también el estrés en la oficina.
Puede ser útil tener en cuenta las horas de productividad, en general no se recomienda hacerlo a primera hora de la mañana ni a última hora de la tarde. Una reunión estando los presentes desconcentrados no es útil y puede que no lleve a buen puerto, además, hacerlas a primera hora puede romper el ritmo demasiado.
Lo ideal es que las reuniones cumplan con una serie de criterios:
- Estar justificadas, es muy importante que tengan sentido para los presentes. Sobre todo, que no se trate solo de una forma de controlar lo realizado o de enviar revisiones que podrían ser un correo electrónico. Una reunión debe implicar a los reunidos y no ser una presentación.
- Acertar con los convocados, que la gente presente tenga oportunidad de aportar algo y tenga sentido en la misma, hacer bulto es inútil para todos.
- Tener en cuenta las necesidades tanto fisiológicas, como de salud mental y laboral. Ofrecer agua, algo de picoteo puede distender el ambiente y hacerlo más agradable. Es importante que la gente esté cómoda.
- Tener objetivos claros, no solo debe estar justificada, debe tener un propósito claro. Servir para alguna cosa, en especial, por ejemplo, si es de seguimiento: repasar, delegar o dar nuevas tareas.
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